Prinsip Publikasi dan Promosi

Pengertian publikasi dan promosi nyaris sama, namun ada yang menyebutnya bahwa publikasi adalah memebuat bahan berita atau serangkaian tindakan utnuk mencatat acara yang berhubungan (baik menjadi program utama maupun pendukung) atau membuat bahan-bahan yang berhubungan dengan pameran tersebut (seperti katalog, poster, undangan, desain stand pameran). Sedangkan promosi adalah tindakan memperkenalkan/menyebarluaskan berita/publikasi tersebut, atau sebentuk aktivitas memberitahukan pameran untuk meningkatkan volume penjualan atau penonton dalam pameran, dengan cara membuat atau lewat publikasi-publikasi pada publik.

Elemen promosi:

1. Sasaran dan target audien/kepada siapa
2. Pesan, kalimat, bahasa yang digunakan 
3. Saluran komunikasi 
4. Komunikator atau siapa yang melakukan
5. Bentuk dan teknik anggaran

Seperti yang telah ditulis di atas, bentuk-bentuk/teknik publikasi utama adalah katalog, atau bentuk lain seperti bulletin (newsletter), brosur, poster, kartu pos, dan undangan yang berisi indormasi yang memang disediakan untuk kalangan atau sasaran yang diundang.

Berdasarkan daftar elemen promosi di atas yang paling penting adalah penguasaan latar belakang social, pendidikan, budaya publik dari sasaran yang akan diberi informasi tersebut. Hal ini terkait misalnya dengan pesan dan bahasa yang dipakai dalam publikasi, apakah sebaiknya menggunakan bahasa lokal, bahasa nasional atau bahasa internasional. Bukan berarti yang memakai bahasa local akan mengurangi citra pameran, tetapi lebih mengarah pada pentingnya informasi yang diberikan akan sampai pada memori mereka. Dengan menyusaikan anggaran atau budget, tinggal menentukan saluran komunikasi dan komunikator yang cocok. Berikut kemungkinan kerja yang akan dilalui utnuk membuat bentuk-bentuk publikasi. Dalam beberapa kasus cobalag mengubungi dan menjalin kerjasama dengan desainer, kontraktor pameran, atau jeraring lainnya untuk bekerja pada aspek-aspek detail (seperti desainer dan jasa desain interior) sebelum benar-benar disiarkan pada public. 

Beberapa proses yang dijalani dalam membuat media promosi:

1. Penulisan teks 
2. Proofreading 
3. Re-cek
4. Editing
5. Cetak 
6. Kemas
7. Desain 
8. Penjilidan 
9. Pos/pembagian

Selain hal itu ada pula bentuk publikasi lain yang menarik, seperti menyelenggarakan program-program pendidikan untuk publik (public program education), biasanya untuk anak-anak atau apresian tertentu.

Sedangkan promosi dalam hal ini adalah melakukan tindakan program pameran yang dibuat. Tindakan yang paling utama adalah berpikir bagaimana membangkitkan gairah publik untuk mencari informasi pameran yang digelar. Selain menempel poster di tempat-tempat yang pas, memberi undangan resmi atau brosur pameran, salah satu tindakan yang penting lainnya adalah menjalin hubungan dengan pers (media massa).

Beberapa hubngan atau tindakan lain yang dapat dijalin bersama berkenaan dengan promosi penjualan maupun promosi produk: 

1. Membuat siaran pers (media/press release) yang berisi program dan perkembangan pameran/proyek
2. Mengadakan konferensi pers yang mengembirakan
3. Mengundang para wartawan pada acara pembukaan, perbincangan-perbincangan, atau event-event lain yang menarik yang berhunbungan dengan program pameran tersebut atau berbentuk edukasi non-formal (baik sebelum maupun sesudah pameran digelar) 
4. Mengirim informasi tentang perkembangan pameran/ proyek lewat website/email keseluruh media, atau media sosial dan alamat person yang dapat dijangkau. 
5. Membuat iklan pameran secara resmi. Hal in biasanya nsesuai prosedur standar, si pemesan iklan (penggagas pameran) harus membayar, berbeda dengan siaran pers yang gratis. Namun biasa saja ditopang dengan bentuk kerjasama (sponsorship) dengan institusi media massa tersebut dengan penggagas pameran.

Bila melakukan promosi dengan pihak-pihak non-media massa: 

1. Gunakan cara getok tular (dari mulut-ke mulut) 
2. Promosi “belakang pintu”, yaitu menginformasikan kepada orang-orang yang berpengaruh terhadap public pameran (hal in efektif terhadap promosi produk), seperti promosi personal pada kolektor berpengaruh, pejabar tinggi yang memiliki “anak buah” yang memiliki hobi yang serupa.
3. Melakukan penyebaran brosur/undangan lewat peristiwa-peristiwa atau tempat-tempat yang ramai dihadiri khalayak umum.
4. Bila perlu, undang selebritis (artis, pejabat tinggi Negara, tokoh-tokoh politik atau orang terkenal lainnya) untuk memberi bumbu pameran, seperti untuk membuka acara, namun ingat, hal ini seringkali juga mengurangi citra pameran itu sendiri, penonton atau media massa yang hadir bias saja hanya berkeingina untuk menemui selebritis tanpa memperdulikan pameran itu sendiri.

Jelasnya, lakukan publikasi dan promosi sesuai dengan kemampuan dan kebutuhan pameran yang dibuat. Namun secara umum prisip publikasi ini sangat bergantung pada keinginan penyelenggara: untuk siapa pameran ini digelar.